עוזר/ת מנהלי/ת

למוזיאון בירושלים דרוש/ה עוזר/ת מנהלי/ת למנכ`לית המוזיאון – החלפה לחל`ד
אחוזי משרה: 50% משרה
תיאור התפקיד:
– ניהול יומן ואחריות על תאום פגישות מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
– קופה קטנה, סעיפי תקציב, תאום נסיעות, הכנת חומרים ודוחות לחתימה, תפעול שוטף ומתן מענה טלפוני/מייל/אישי.
– קשר שוטף מול לשכת מנהלת המוזיאון בכל הקשור ללוחות זמנים ומול מנהלי מטה
– הזנת אישורי תשלום במערכת תפנית ומעקב אחר ביצוע.
– אחריות וטיפול חודשי בהגשת דוחות מערכת הסינריון של עובדי המטה לחתימה
– השתתפות בסיורים או בפגישות עבודה בעת הצורך.
– אחראיות על תאום הדרכה שקטה עבור בקשות שמתקבלות מגורמים שונים במוזיאון
– הפקת שילוט מתחלף (הכוונה וידיעה) הכולל תרגום בשלוש שפות מול מחלקת פרסומים, גרפיקה, מחלקת שיווק, הדפסה והצבה.
דרישות התפקיד:
1. ניסיון אדמיניסטרטיבי של שנה לפחות – דרישת סף.
2. יכולת הבעה גבוהה בעל פה ובכתב.
3. מיומנויות מחשב טובות כולל שליטה באקסל ופאואר פויינט.
4. היכרות עם מערכת התפנית – יתרון
5. יכולת עבודה בצוות, שירותיות, יחסי אנוש טובים.
6. דיסקרטיות

מיקום: ירושלים